Poder comprobar los análisis de negocio desde Data Studio es fácil. Se puede realizar con y sin cuenta de Google. Pero dependiendo qué se quiere ver o hacer, los accesos Data Studio variarán.

Existen tres tipos de accesos:

  1. Ver los informes
  2. Editar los informes
  3. Editar las fuentes de datos

Accesos para ver reportes de Data Studio

La manera más fácil de dar accesos es darlo a todo el mundo. Cualquier persona puede ver tu panel de Data Studio.

Un ejemplo: este reporte abierto de Data Studio. Incluso podemos incrustarlo en una página y que todo el mundo lo vea:

El peligro de esto está claro: cualquier persona podría tener acceso. Por lo que es útil sobre todo para hacer proyectos con datos públicos como los retos de Make Over Monday. O tutoriales como el panel de arriba.

Una fórmula interesante para poner en público un dashboard de Data Studio es abrir su acceso a todo el mundo pero incrustarlo en una página que necesite acceso con login.

De esta manera solo aquellos que tengan el acceso podrán entrar dentro de los paneles. Y podremos hacerlo mediante social login, acceso solo con determinados dominios, etc.

Pasos publicar Data Studio en Internet

Para hacer público un dashboard de Data Studio tendremos que realizar los siguientes pasos:

  1. Clic en el botón Compartir
  2. Invitar a usuarios
  3. Pestaña Gestionar acceso
  4. Elegir Cualquier usuario de Internet puede encontrarlo y verlo
  5. Guardar

También se puede elegir que cualquier persona con el enlace puede verlo.

Accesos a editar la propiedad de Data Studio

Los siguientes accesos Data Studio son de ver y editar de manera paralela. De esta manera el usuario no solo verá las tablas y gráficos, sino también podrá cambiarlos, ver cómo están construidos, etc

Una de las ventajas es poder cambiar dimensiones o métricas, y tener nuevos paneles de control.

Si algún usuario hace cambios drásticos en tu panel de control no te preocupes. Data Studio permite ver el histórico de cambios de manera que podemos recuperar el panel ante de los cambios realizados.

Como consejo, si te dan acceso y quieres realizar cambios a un Data Studio, haz una copia del mismo o de la hoja donde quieres hacer las modificaciones.

Pasos para compartir acceso de edición en Data Studio

Para dar accesos Data Studio a usuarios y que puedan editar las tablas y gráficos deberemos hacer los siguientes pasos:

  1. Clic en el botón Compartir
  2. Añadir a Usuarios
  3. Opción Puede Editar
  4. Añadir los correos electrónicos de las personas a las que daremos accesos
  5. Botón Enviar

Propiedad del Conector de Data Studio

Acceder a la base de datos es vital para poder hacer cambios escalables en Data Studio. Desde ahí podemos hacer cambio en los nombres de las métricas, dimensiones, creación de nuevos datos, etc. Pero sobre todo permite evitar el monopolio de información desde un correo electrónico.

Campos calculados según los accesos Data Studio

Depende el acceso que tengamos a la plataforma podremos crear campos calculados más o menos escalables.

Cuando tenemos permisos de edición podremos cambiar el nombre de una métrica o dimensión. Pero ésto solo tendrá impacto en ese gráfico. Por cada gráfico, tendremos que volver a cambiar el nombre de la métrica o dimensión.

Mismo caso a la hora de crear campos calculados. Podremos crear nuevos datos a partir de fórmulas pero solo para ese reporte. No se podrá aplicar a alguna nueva tabla. Por lo que tendremos que armarnos de paciencia y copiar y pegar en una hoja de texto las fórmulas y replicarla por cada tabla.

Cuando tenemos accesos Data Studio a la propiedad del conector, podremos hacer un campo calculado nuevo y se aplicará siempre a todas las hojas y a los nuevos reportes con esa hoja de datos.

Pasos para dar propiedad de edición de los Conectores

Controlar la base de datos se hace de manera diferente. Realmente no accedemos a la visualización sino a toda la fuente.

  1. Acceder a la home de Data Studio
  2. Clic en Fuentes de Datos
  3. Clic en los tres botones del extremo derecho de la fuente de datos
  4. Elige Compartir
  5. Opción Puede Editar
  6. Añadir los correos electrónicos de las personas a las que daremos accesos
  7. Botón Enviar

Envío de PDF de Data Studio

Dentro del entorno de las empresas no todos quieren entrar en las plataformas digitales. Por ejemplo las personas de Finanzas solo necesitan los reportes de inversión y ROAS. O un directivo los Dashboards.

Es difícil convencerlos para acceder a los Data Studio. Pero además, no es recomendable querer persuadirlos. Su misión en la empresa es otra y aunque podemos ser didácticos, tienen otro foco.

Accesos Data Studio: Envío de PDF
Desde la sección Compartir podemos programar el Data Studio para su envío

La forma de entregarles la información de Data Studio es a través de un envío a su correo electrónico de los dashboards desde formato PDF.

Llegarán puntualmente a la hora asignada y todas y cada una de las hojas visibles. Pero por la misma dinámica de su trabajo, probablemente sean paneles de control muy simples y muy enfocados en negocio.

Por tanto, a este grupo de clientes internos/externos no se le da acceso a Data Studio – salvo que lo pidan – pero pueden ver los datos. Eso sí, de manera estática.

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